Referat styremøte 30. april 2013

Styremøte 30. april

Tilstede: Trine, Renate, Gunvald, Ole Inge, Knut, Torstein og Roy Arve

Saksliste

  1. Forhandlingsgruppe
  2. Oppsummering møte Hovedlaget
  3. Sponsing fotballmål
  4. Gjennomgang underutvalg
  5. Gjennomgang årshjul
  6. Fotballskole
  7. Orientering SFO
  8. Eventuelt og infosaker

1. Forhandlingsgruppe

Tjalg IL ønsker å bidra med 200 000 kr til utbedring og nytt dekke KG banen. Tjalg ønsker bruksrett, og ønsker samme premisser for bruk som BIL Fotball. Tjalg krever ikke eierandeler. Forslag at Renate, Knut og Torstein går i forhandlinger med Tjalg så snart som mulig. Viktig at vi får dekket utgifter til drift og forhandler frem en pakke med utleie hall og KG bane. Viktig å ta med utgiftene knyttet til gassleie, 100 000 kr. Det er hensiktsmessig å inngå en avtale for 1 år, og så justere denne når man har fått mer erfaring fra drift av både hall og KG bane.

Vi trenger også et forhandlingsutvalg med Kommunen ift. gressbanen. Forslag at Renate, Knut og Torstein sammen med Espen Slotvik er i denne forhandlingsgruppen.  Ulike muligheter for huset vurderes, og dette må fremforhandles med Kommunen. Idrettslaget skal få kompensasjon for arealet vi har gitt til bygging av barnehage.

2. Oppsummering møte Hovedlaget

Hyggelig møte og trivelig klima. Disse sakene ble gjennomgått og diskutert:

  • Politiattest: Vi må innen 15. mai melde inn trenere for alle lag i klubben. Disse skal registreres av Bjørn Arve Bønå, og leveres politiet. Roy Arve leverer liste over aktuelle navn og fødselsnummer på trenere. Vi får tilbake attest fra politiet.
  • Mva. kompensasjon: ble enige om at det skal fordeles slik laget har fått det inn, ca. 130 000 kr til fordeling.
  • Medlemsregistrering 2013: innen 15. mai skal dette registreres. Hartvigsen og Roy Arve skal ha inn disse listene. Regneark til utfylling sendes ut til trenere slik at de kan fylle inn med info over medlemmene. Roy Arve og Torstein tar ansvaret for at dette sendes ut til trenerne.
  • Ole Inge informerte om Hall/Kunstgress
  • Regnskap: Forslag om at Hovedlaget bestemmer hvordan de ønsker at regnskapet skal være og utarbeide en mal slik at alle underutvalg rapporterer likt. Hovedlaget ønsker å sette ut regnskapet. Hvis vi skal gjøre dette, må vi få inn pengene fra en annen plass, slik at det ikke går utover driften.

3. Sponsing fotballmål

Det er kjøpt inn 2 11-er mål og 2 7-er mål. Total sum på ca. 67 tusen kroner inkludert frakt. Gunvald har fått inn sponsor midler for dette. Det avklares om sponsor ønsker å gå ut med dette.

4. Underutvalg

  • Økonomiutvalget: Gunvald jobber videre med Byggern. Ole Inge kontakter TTS, her har vi to årskontrakt, pluss at vi får inn punkt omkring 25 000 kr i eget punkt.  Frikort er enda ikke delt ut. Torstein og Gunvald lager klart og deler ut.
  • Arrangementskomite: Kontakter Marius Pettersen. Gunvald kan ta på seg noe ansvar i forbindelse med innkjøp til kamper. Også ønskelig at man får i gang med annonsering og dagens sponsor.

Ett forslag for å få arrangementskomite til å fungere. Styret tar på seg ett arrangement hver, hvor man har ansvaret for å koordinere og få andre til å bidra. Dette vil da lette arbeidet på arrangementskomite og man vi ikke få så mye som man har ansvaret for. Arbeidsoppgavene blir dermed mer jevnt fordelt.

Vi har en utfordring når det gjelder Anleggskomite og Arrangement komite. VI trenger å få vervet flere frivillige.

5. Årshjul

  • 17. mai ønsker vi å få samlet mange til å gå i borgertoget. Vi går ut med en oppfordring til alle trenere om å få spillerne med familier til å stille i tog. Viktig å engasjere trenerne.
  • Renate sørger for å få formidlet konkurranse blant lagene om at de som stiller med flest spillere til toget (høyest prosentandel ift stall) får en pizzakveld/sosial kveld sponset av klubben. Informasjonsgruppen ved Renate tar ansvaret for å få info ut på nettsiden og sende epost til trenere.
  • Medlemsmøte skal arrangeres. Dato tirsdag 28. mai kl. 20 00. Informasjonsgruppen ved Renate holder i saken og planlegger infomøte.

6. Fotballskolen

  • Tidspunkt 27. juni – 30. juni.
  • Trekkplaster: Glimt har fått henvendelse
  • Aldersgruppe fra 6-12 år
  • Viktig å få tak i voksne som tar styringen ift mat og rydding etter lunch. Instruktører blir de samme som i fjor, og man vil ha en fordag for instruktørene.
  • Roy Arve tar hånd om det sportslige
  • Komite: Vi trenger en perosn for koordinering av innkjøp med REMA 1000, en komite på 5-6 stk. som rigger benker, plakater ol kvelden før Fotballskolen starter. Komite ift lunch tre dager, 2 stk hver dag. I tillegg trengs det komite for kiosk søndagen når det er turnering og ryddekomite (4-6 stk)som rigger ned etter at Fotballskolen er ferdig.
  • Trenere smågutte/gutte skaffer foreldre til de ulike komiteene, Torstein koordinerer.
  • Påmelding skjer på nett.

7. SFO

  • Roy Arve orienterte kort om muligheter for SFO.
  • Veldig spennende prosjekt og BIL Fotball skal være med. Men det er viktig at vi blir med når vi er klar for å ha dette i ordnede former hvor kvalitet er hovedfokus.