Referat styremøte 19. februar 2013


Styremøte tirsdag 19. mai 2013

Saksliste

  1. Forberede årsmøte
  2. Status anlegg (klubbhus, nytt toppdekke kunstgress, hall)
  3. Status økonomi
  4. Status og fremdrift sponsor
  5. Valg av styre BIL fotball
  6. Valg av styre BIL Hovedlag
  7. Nytt fra Idrettsrådet
  8. Åpning av fotballhall – hva gjør vi og hvem gjør hva?
  9. Annet/eventuelt

Forberede årsmøte

  • Alle gjennomgår forslag til årsmelding og gir tilbakemelding til Ole Inge i løpet av dagen hvis det oppdages feil eller forslag til endringer.
  • Mangler noe under representasjon. Hvem kan fylle inn med info, er det noe under dette punktet?
  • Årsmelding, mangler rapport fra årets sesong fra gutter, smågutter, små jenter og damelag. Disse lag på påminnes og be trenere sende inn rapport i løpet av onsdag 20. mars

Status anlegg (klubbhus, nytt toppdekke kunstgress, hall)

  • Hall: utrolig dugnadsarbeid. Hallen er oppe og vi har fått gjennomgang av viktige rutiner. Torstein skal utarbeide en liten manual på norsk for styring av de mest sentrale funksjoner. Det jobbes med å få på plass en godkjenning av hallen.
  • Klubbhus: installering av el. anlegg er klart, skal kunne starte opp. Men ett problem. Det tyder på at det er fosset vann i rør, som må tines og det mangler derfor elektrisk strøm. Anlegget er betalt med 100 000 kr allerede, gjenstår 200 000 kr som skal betales nå. Kommunen har forskuttert husleie januar-september.
  • Toppdekke Kunstgress banen: ved årsmøte vil SNN dele ut en sjekk på 250 000 kr fra gavefond. Status er da at det mangler 200 000 – 250 000 kr for å fullfinansiere prosjektet. Mange henvendelser er ute og vi venter avklaring. Hvis fullfinansiering på plass vil vi kunne starte med å skite dekket i begynnelsen av april.

Status økonomi

  • Viktig at vi begynner å tenke på hvordan vi kan dra nytte fra at ny hall står oppe, eks grasrotandel og andel kunstgressbane
  • Gjennomgang av regnskap som skal presenteres på årsmøtet. Inntekter på ca 2,8 mill. Leieinntekter telt har vært veldig høyt i år. Når det gjelder utgifter har det vært mye som henger tilbake fa 2010-2011 fra ungdomsavdelingen som er betalt i år. Ergo så er eks kostnadene på konto 6306 Utsyr aldersbestem, 6904 Cup, turneringer aldersbestemt for høye enn normale år.
  • Vi må ta en gjennomgang av oppmerksomhet til dugnadsgjeng. Det blir ikke markert noe på årsmøte, men vi tar en gjennomgang neste møte.
  • Eiendeler blir utarbeidet til årsmøtet
  • Ikke eget regnskap på hall før investeringen og alt er ferdig. Men det kan fremgå av regnskapet at klubben har til gode ca 300 000 kr,
  • Budsjett for kommende år, inkl hallutgifter. Budsjetterer med ett null budsjett med inntekter og utgifter på 500-600 tusen.

Status og fremdrift sponsor

  • Tidligere plan ble ikke gjennomført, da det ble besluttet å ikke gå ut i markedet i desember måned. Samtidig ønsket man etter hvert å gå ut til sponsorer eter at hall var oppe.
  • Neste uke blir det lagt en plan for hvordan økonomigruppen skal gå frem.
  • Status null og fremdrift fra neste uke begynner man arbeidet
  • Det er noen sponsorer som er løpende, noen som må følges opp og kanskje prøve å få inn nye.
  • Økonomigruppen holder i denne og gir status til styret

Valg av styret BIL fotball

  • Trude og Bertil fortsetter ikke i styret
  • Forslag: Gunvald, Linn Kamille og Trine
  • Roy Arve kontakter damespillerne
  • Forslag til medlemmer legges frem på årsmøtet

Valg av styre Hovedlaget

  • Valgkomite bestående av Torstein, Kenneth Nordmann og Mona Ebbesen har kommet frem til et forslag
  • Espen Slotvik (leder), Elaine Svartis, Ole Stian Solsem, Bjørn Arve Bønå, En fra gl-styre og ønsker å få en inn fra fotball. Torstein er foreslått men har ikke takket ja

Nytt fra Idrettsrådet

  • Roy Arve har deltatt i møter ifm Prosjekt Skole-Idrett
  • Presentert prosjektet for Styringsrådet, og sendt søknad for prosjektmidler
  • Det jobbes nå for å få søknaden igjennom
  • Ønskelig med prosjektleder og beløpet som blir bevilget styrer andel prosjektleder
  • Trolig vil søknad behandles neste mnd

Åpning av hall, hva gjør vi og hvem gjør hva?

  • 3-4 personer starter opp planlegging. Roy Arve og Torstein inkluderer Renate og Knut.
  • Gitt mandat til å tilknytte eksterne personer
  • Gruppen skal og tenkte på daglig bruk av hallen, timebruk og timeplan
  • Viktig fokus: idrettssiden, eks. turnering og arr.messig eks. seminar

Eventuelt

  • To lag i NM kvalifiseringen. Knut har bestilt overnatting med bevertning på skole i nær tilknytning til hallen. Ut fra diskusjon ble det fremmet forslag om at vi må få inn i sportsplan at styret ønsker at det er et krav om at minst en voksen person fra BIL-miljøet, trener eller foreldre, er tilstede sammen med deltagerne på reiser. Dette er ikke behandlet.
  • Umbro-avtale, Torstein og Knut ser på forslag og kommer tilbake med anbefaling
  • Skole/fritids-ordningen, møte 1. mars. Forslag til at Roy Arve hører med Bjørn Arve Bønå om han vil representere oss på dette møtet.